Contabilitatea pentru IT

In Romania, prestatorii de servicii IT se pot inregistra ca persoane fizice autorizate sau ca societati comerciale. In functie de forma de organizare aleasa, acestia sunt supusi unor reguli fiscale diferite, deoarece Codul fiscal face o distinctie clara intre firmele de IT si PFA-urile cu profil informatic.  IT-istii pot oferi diverse servicii de consultanta, de realizare site-uri sau creare de programe, ceea ce va duce la aplicarea de legi diferite pentru fiecare categorie.

Legislatia contabila pentru firmele de IT

Companiile de IT care creeaza programe software pot fi inregistrate atat ca firme care presteaza servicii, cat si ca firme care livreaza bunuri, conform articolului 128 din Codul fiscal. In ceea ce priveste firmele de IT din punct de vedere contabil, pot aparea probleme in ceea priveste vanzarea licentelor pentru programe software, deoarece acestea se pot incadra la drepturi de autor si vor fi impozitate diferit.

Codul fiscal incadreaza activitatile firmelor de IT dupa cum urmeaza:

• –          ca livrare de bunuri, daca furnizeaza programe informatice,
• –          ca distribuire de bunuri,
• –          ca prestari de servicii daca furnizeaza programe informatice prin internet,
• –          prestari de servicii daca furnizeaza licente prin contracte de licenta privind programe informatice,
• –          furnizarea de programe informatice personalizate.

In ceea ce priveste firmele de IT care furnizeaza programe informatice cu drepturi de autor, articolul 7 din Codul fiscal specifica aceste servicii ca fiind conceperea de website-uri si mentenanta la distanta a programelor.

Toate acestea vor intra in contabilitatea firmei de IT ca redevente pentru folosirea ori dreptul de folosire al brevetelor, licentelor, marcilor, modelelor sau planurilor. Achizitiile de software destinate exclusiv operarii programelor respective nu vor fi considerate redevente.

Va prezentam mai jos cateva informatii generale despre organizarea si conducerea contabilitatii, asa cum apar ele in Legea nr. 82 din 1991. Va reamintim ca ii puteti contacta pe contabilii nostri din Bucuresti pentru orice clarificari.

• – Contabilitatea stocurilor: se tine fie cantitativ si valoric, fie numai valoric;
• – Contabilitatea imobilizarilor: se va tine in functie de categorii si tinand cont de fiecare obiect de evidenta;
• – Contabilitatea clientilor si furnizorilor: se tine pentru fiecare categorie in parte, precum si pentru fiecare persoana fizica sau juridica in parte;
• – Contabilitatea cheltuielilor si a veniturilor: se tine pe tipuri de cheltuieli, dupa natura sau destinatie, precum si pe tipuri de venituri dupa natura sau sursa.

Pentru registrele de contabilitate si pentru situatiile financiare anuale avem urmatoarele prevederi legale:

• – principalele registre contabile sunt: registrul jurnal, registrul inventar si cartea mare;
• – ele trebuie sa reflecte adevarata situatie contabila, in orice moment, si sa permita controlul tuturor operatiunilor efectuate;
• – balanta de verificare se intocmeste pentru a putea verifica inregistrarea corecta in contabilitate a operatiunilor; aceasta se realizeaza la incheierea exercitiului financiar sau periodic, la termenele stabilite pentru intocmirea situatiilor periodice;
• – cele doua registre si cartea mare se pastreaza timp de 10 ani; statele de salarii se pastreaza timp de 50 de ani.
• – documentele contabile care au fost pierdute, distruse sau sustrase se vor reconstitui in cel mult 30 de zile de la constatare.

Echipa noastra de contabili din Bucuresti va poate oferi informatii complete cu privire la legislatia contabila specifica, precum Legea contabilitatii nr.82/1991 (republicata), Legea Societatilor Comerciale (actualizata) dar si diferite Ordine emise de Agentia Nationala de Administrare Fiscala si de catre Ministerul Finantelor Publice.

Notele contabile in cadrul firmelor de IT

Monografia contabila a unei firme de IT trebuie sa cuprinda toate costurile de productie si de achizitie ale echipamentelor sau programelor concepute. Astfel, costurile de productie vor cuprinde:

• –          cheltuielile cu salariile,
• – retinerile salariale,
• –          contributiile sociale,
• –          cheltuielile cu energia electrica,
• –          inregistrarea amortizarii computerelor utilizate la realizarea programelor informatice,
• –          inregistrarea amortizarii licentelor utilizate la realizarea programelor,
• –          inregistrarea cheltuielilor cu deplasare la client,
• – inregistrarea facturii de internet,
• –          facturarea programului,
• –          scoaterea din gestiune a programului.

Atunci cand firma de IT achizitioneaza un domeniu web acesta va fi tratat ca un activ cu un pret determinat care va aduce beneficii economice ulterioare (este, asadar, o achizitie de imobilizari necorporale). Gazduirea, atunci cand firma ofera acest serviciu, este tratata separat din punct de vedere contabil (iar facturile pentru gazduire emise catre clienti vor fi inregistrate corespunzator in contabilitate).

O situatie putin mai speciala apare atunci cand firma de IT din Romania efectueaza import de servicii (achizitionarea unor programe/software sub forma de abonament de la un furnizor international, servicii achitate online). Atunci cand firma a achizitionat astfel software (de la un furnizor international) abonamentul se va inregistra in contabilitate si va include si TVA-ul (in cazul in care firma nu este platioare de TVA, se utiliza decontul special de taxa pe valoare adaugata). Unul dintre contabilii nostri din Bucuresti va poate oferi mai multe detalii cu privire la plata TVA sau aplicarea taxarii inverse.

Firmele de IT din Romania care achizitioneaza bunuri (altele decat computerele sau componentele harware, de exemplu, un telefon) vor include bunul ca obiect de inventar (in contabilitate se va trece valoarea acestuia impreuna cu garantia extinsa).

Pentru acei administratori de firme IT care efectueaza deplasari cu autoturismul in interes de serviciu este obligatorie realizarea unor foi de parcurs. Acestea contin informatii despre categoria de vehicul, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi (per deplasare) si norma de consum de carburant per kilometru (in functie de vehiculul utilizat si consumul acestuia). Este necesar ca autoturismul sa fie utilizat in scopul activitatii economice (pentru o firma de IT aceasta poate fi aceea de a furniza servicii de reparatii la sediul clientului, precum si alte scopuri). Atunci cand vehiculul a fost utilizat pentru deplasari in scop personal, acest lucru va fi mentionat in rubrica „scopul si locul deplasarii”. Este important de retinut faptul ca dreptul de a deduce TVA-ul pentru cheltuielile aferente vehiculelor este garantat de o completare adecvata a acestor foi de parcurs. Un contabil din Bucuresti din cadrul echipei noastre va poate oferi mai multe informatii in cazul in care aveti nevoie de asistenta pentru acordarea deducerilor aferente cheltuielilor legate de vehiculele societatii.

Informatii despre contraventii

Firmele de IT care nu respecta prevederile legale cu privire la evidenta contabila pot fi sanctionate cu amenzi. Contabilii nostri din Bucuresti va prezinta mai jos cateva dintre contraventiile existente si amenzile aferente:

• – amenda de la 20.000.000 lei la 300.000.000 lei pentru nerespectarea prevederilor legale cu privire la publicarea situatiilor financiare anuale;
• – amenda de la 10.000.000 lei la 100.000.000 lei pentru detinerea de bunuri materiale si efectuarea de operatiuni economice fara ca acestea sa fie inregistrate in contabilitate;
• – amenda cuprinsa intre 10.000.000 lei la 30.000.000 lei pentru o perioada de intarziere la intocmirea si depunerea declaratiilor intre 15 si 30 de zile lucratoare.

Pentru informatii despre impozitarea firmelor de IT in Romania, va rugam sa contactati firma noastra de contabilitate din Bucuresti.